Économiser en passant simplement à des envois par emails.

Un exemple de solution simple et peu coûteuse pour économiser des frais.

Objectif

Économiser en dématérialisant l’envoi des factures, en s’intégrant aux outils existants, et sur la base d’une solution simple.

Contexte

Dans une mairie, les factures relatives à la vie scolaire (cantines, garderies, centres de loisirs…) étaient transmises aux familles par courrier postal, engendrant une charge salariale (manipulations internes) et des frais matériels (machines, papier, enveloppes, timbres…).

Sans remettre en cause l’outil existant de génération des factures, il fallait trouver une solution légère, peu coûteuse et rapide à mettre en place.

Actions

Analyse des différents exports existants de l’outil « vie scolaire » pour valider que toutes les données nécessaires à une automatisation étaient disponibles.

Test préalable de la solution avec l’équipe technique interne de la mairie, puis déploiement sur quelques familles.

Après les diverses communications nécessaires, et la prise en comptes des cas particuliers, déploiement de la solution pour toute la commune.

Résultats

Sur la base de différents exports de l’outil « vie scolaire », une solution permettant de générer et d’envoyer des emails personnalisés, avec en pièce jointe la ou les factures de la famille concernée.

Près de 1000 factures mensuelles transmises par email.